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La dématérialisation prend forme au service comptable et au conseil municipal de la mairie

À compter du 1er janvier 2019, les échanges entre les mairies et les services des finances publiques devront être entièrement dématérialisés. Une mesure voulue par l’article 108 de la loi portant sur la nouvelle organisation territoriale de la république, dite loi Notre. la mairie de Gourbeyre, et notamment son service financier, est déjà prête à cette mutation.

À la mairie de Gourbeyre, c’est à Olivier CABALD, du service financier, à qui la charge de la dématérialisation des procédures comptables et financières a été confiée. « Cette dématérialisation consiste en la transformation d’un traitement de document réel en traitement numérique, selon la définition officielle », précise Olivier CABALD.

Autrement dit, il s’agit désormais de transmettre des documents, non plus par voie postale, mais sous forme électronique.

Au sein de la collectivité de Gourbeyre, les délibérations, les mandats, les bordereaux, les factures ainsi que tout document justifiant une dépense ou une recette, sont transmis de manière électronique. Il en est de même pour les états de paie des agents et les documents concernant les charges sociales.

Ces échanges dématérialisés concernent essentiellement le Trésor Public pour les états de paie, les mandats et les services de la préfecture de Guadeloupe pour ce qui est des délibérations du conseil municipal ainsi que des arrêtés municipaux. Mais la démarche de dématérialisation des échanges comptables et financiers ne s’arrête pas qu’aux services de l’État. Depuis début janvier 2017, les entreprises prestataires de la commune ont elles aussi cette obligation de dématérialisation. Progressivement cette démarche se généralise et dès cette année, les grandes entreprises doivent y souscrire. D’ici 2018, les entreprises de taille intermédiaire devront s’y mettre, puis les petites et moyennes entreprises en 2019, pour une extension aux micro-entreprises en 2020 de l’adressage des factures sous forme électronique.

Une démarche qui s’effectue par le biais de « Chorus Pro ». C’est sur cette plateforme du ministère de l’économie que les gros fournisseurs de la mairie transmettent désormais leurs factures. Cette nouvelle procédure garantit aux entreprises la prise en compte de leurs factures et leur permet, ainsi qu’à la collectivité, d’en suivre le traitement.

Une procédure à laquelle il a fallu s’adapter

Passer d’un traitement papier à un traitement dématérialisé a demandé un investissement financier conséquent pour la collectivité. Il a fallu tout d’abord organiser des sessions de formation pour que les agents concernés soient au fait des nouvelles procédures, soit une dizaine d’agents du service financier, du Centre Communal d’Action Sociale et de la caisse des écoles.

La mairie a également dû faire l’acquisition de nouveaux logiciels afin de mettre ses systèmes à jour pour qu’ils soient compatibles avec ceux de la Trésorerie de Basse-Terre. Mais la dématérialisation permet progressivement de réduire la consommation de papier au sein des services de la mairie. Actuellement, seuls les bordereaux sont transmis sous forme papier à la Trésorerie. D’ici à la fin de cette année, la dématérialisation devrait être totale avec la mise en place de la signature électronique.

Depuis peu, tous les courriers adressés à la collectivité sont numérisés avant d’être traités et archivés.

La prochaine étape consistera en la mise en place de services dédiés aux administrés de la commune. Avec la refonte du site Internet de Gourbeyre, certains documents
pourront être consultés ou obtenus de manière dématérialisée. « Jusqu’ici, les dossiers de demande de bourses sont retirés en mairie. Bientôt les administrés qui le souhaitent pourront récupérer le dossier, le remplir et le transmettre sans avoir à se déplacer en mairie », précise Olivier CABALD.

D’ici à 2019, les demandes d’actes d’état civil et tous les autres administratifs pourront également être transmis aux administrés par le biais d’Internet.

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